SVEN project Fednot paul dhoore

Project management, visuele identiteit, branding en web design, structuur en content-design van de kantoorwebsites (SVENs). Modulaire websites, database-gedreven, laag-drempelig beheer. Sinds 2008.

SVEN (Site Voor Elke Notaris – Site Virtuelle d’une Etude Notariale) is een deelproject binnen Fednot (Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat).

Het project voorziet sinds 2008 in de mogelijkheid voor de 1150 notariskantoren een eigen website te creëren en te beheren. Hieronder een beknopte beschrijving van de situatie anno 2018-2019.

Vanzelfsprekend volledig responsief, vormelijk en inhoudelijk, voor alle courante devices en schermgroottes
Vanzelfsprekend volledig responsief, vormelijk en inhoudelijk, voor alle courante devices en schermgroottes

Het notarieel kantoorlandschap is complex en is continu in beweging. Notarissen worden benoemd, kantoren opgericht of overgenomen. Associaties ontstaan, worden gewijzigd, splitsen of verdwijnen. Ook de beroepsmaterie wijzigt veelvuldig en volgt het tempo van de wetgeving. Alle info moet altijd -juridisch- correct zijn. Een kantoorwebsite mag dus geen zorg zijn, noch voor de notarissen, noch voor de Federatie. Dat is de constante.

gedetailleerde beschrijving van functionaliteiten in overzichtelijke use-cases
gedetailleerde beschrijving van functionaliteiten in overzichtelijke use-cases

De voornaamste functionaliteiten beschreef ik tijdens de analysefase in een 30-tal use-cases. Use-cases beschrijven functionaliteiten in een stapsgewijs gedetailleerd scenario-model en zijn een perfect instrument om de brug te slaan tussen de opdrachtgever (de business) en de ontwikkelaars (development). Door de opdrachtgever goedgekeurde- use-cases zijn immers de ondubbelzinnige richtlijn voor ontwikkelaars: wat precies dient ontwikkeld? Wat moet het resultaat zijn voor de gebruiker?

In een later stadium werden de use-cases omgevormd tot test-scenario’s en waren ze tevens model voor de -eigenlijk overbodige- handleiding die we beschikbaar stelden aan de kantoren.

dashboard SVEN administratie omgeving
dashboard SVEN administratie omgeving

Elk notariaat dat over een SVEN beschikt kan mits een sleutel inloggen in een overzichtelijke en laagdrempelige administratie-omgeving (CMS) in het nederlands of frans naargelang, op maat ontwikkeld. Een dashboard toont de gehele status van de SVEN, de kantoorwebsite. Vanuit dit eerste scherm na inloggen, zijn alle functionaliteiten direct toegankelijk.

Naast het dashboard groepeert de administratie-omgeving alle functionaliteiten in 5 menublokken:

SPECS
Scherm met niet-aanpasbare kantoor-eigen specificaties en informatie die vanuit Fednot doorstroomt, aangevuld met enkele vrije velden voor het kantoor zoals titelhoofding, algemeen e-mailadres, …

STANDAARD
Verzameling van enkele basis- of standaard-functionaliteiten: keuze kleurpalet, beheer banner-afbeeldingen, openingsuren, route- en parking-info, info mbt. de medewerkers, beheer vacatures, kantoorhistoriek, mogelijkheid tot activering van inhoudelijke modules die vanuit notaris.be of notaire.be doorstromen.

EXTRA’S
Beheer van documenten ter download voor de bezoekers, gestructureerd aanbieden van links naar externe bronnen, beheer van de afspraken-kalender of koppeling met externe kalender-toepassingen, weergave van vastgoed.

BUILD
Scherm waar de administrator in één oogopslag modules kan activeren of de-activeren en onderling kan verplaatsen.

SUPPORT
Scherm met eerstelijns contactgegevens aan Fednot-zijde en contactformulier.

verschillende mogelijkheden en combinaties, op alle vlak, met behoud van consistentie
verschillende mogelijkheden en combinaties, op alle vlak, met behoud van consistentie

Het gehele SVEN-concept is modulair en schaalbaar. Letterlijk. De persoon die zijn of haar SVEN beheert heeft ten opzichte van de functionaliteiten de keuze om deze al dan niet te activeren en ze een specifieke plaats te geven binnen de website, vandaar de blokstructuur.

Ondanks de duidelijk vaste visuele structuur verkeren de kantoren elk in de mogelijkheid een unieke combinatie van inhoud en functionaliteiten te maken en zodoende in hoge mate hun website te personaliseren. Dit kan steeds ten allen tijde en slechts in 1 of enkele klikken. Ondubbelzinnig gebruiksgemak.

Een leuk detail is de mogelijkheid voor de administrator, het notariaat, om in 1 simpele klik een eigen kleurschema te kiezen. De kleurpatches zijn vastbepaald en benoemd.

SVEN kalender

De voor de kantoren optionele SVEN kalenderfunctionaliteit voorziet in de mogelijkheid voor het publiek om online een kennismakende afspraak te maken. Laagdrempelig en slechts in enkele klikken.

centraal administratiescherm SVEN, toegang tot alle SVENs
centraal administratiescherm SVEN, toegang tot alle SVENs

De hoofdadministrator aan Fednot-zijde of de administrator die als rol ‘SVEN-beheer’ heeft, heeft toegang tot alle SVENs. Het centraal SVEN-beheer is naadloos geïntegreerd in het totale administratie-omgeving van notaris.be en notaire.be. Meer over deze totale omgeving lest en ziet u hier.

CMS systemen als Drupal, Joomla, WordPress zijn knappe tools maar zijn volgens mij te veel geconcipieerd vanuit een ontwikkelingsstandpunt, of toch minstens een standpunt met een taal en gedachtengang wezenlijk anders dan deze van een ‘gewone’ gebruiker, iemand die simpelweg zijn of haar eigen website wil aanpassen, onderhouden.

Het SVEN-beheerssysteem is 100% op maat en bedacht vanuit het standpunt van de gebruikers. De leercurve is laag. Getuige zijn de ondertussen meer dan 750 kantoren die het creatief gebruiken en het bijzonder laag aantal vragen dat bij Fednot terechtkomt via het support-systeem. We spreken over gemiddeld 1 per 2 maand. Dat zegt genoeg.

Ik bedacht en werkte het ganse SVEN-beheersconcept uit tot en met het grafisch design, aanvankelijk onder het label ‘Resilion’, samen met Mark Wouters die de ontwikkeling op zich nam. Sinds 2012 werkte ik dit verder uit onder het label ‘DC-Projects’, een samenwerking met ‘Dreams and Creations’ als ontwikkelingspartij.

De SVEN websites worden gehost door de ICT afdeling binnen Fednot.


Ideaal voor beroepsorganisaties

Ondanks het feit dat SVEN specifiek op maat is van notariskantoren is dit systeem in essentie perfect geschikt voor andere beroeps- en diensten-organisaties met verspreide leden of voor product-gerichte merken met een uitgebreid winkelnetwerk, franchises.


Het SVEN-project is een verhaal van meer dan 10 jaar in mijn beheer en dus moeilijk te vatten op één portfolio-pagina. Contacteer me voor meer informatie over het SVEN-concept.